GED et dématérialisation

La dématérialisation des documents transforme la manière dont votre entreprise gère ses flux d’informations ! En remplaçant les documents physiques par des formats numériques sécurisés, vous voilà face à de nouvelles possibilités !

Cette organisation du numérique permet d’opter pour une souplesse de travail et de partager des documents au sein de votre équipe où que vous soyez. Mais aussi de profiter de certains avantages de la dématérialisation : comme la signature électronique des documents, qui facilitent grandement les échanges avec vos clients et partenaires.

En utilisant des outils pour centraliser la gestion documentaire de votre entreprise, vous allez rationaliser les communications et automatiser vos transactions. Votre équipe peut ainsi évoluer dans un environnement digital tout en améliorant son expérience client !

La signature électronique est par exemple votre second bureau numérique ! Grâce à son niveau de sécurité accrue, son authenticité, son intégrité et sa non-répudiation des documents signés, elle permet de lutter efficacement contre la falsification des documents. Les systèmes de signature électronique fournissent un fort suivi et une traçabilité avec des pistes de vérification et d’audit détaillées. Vous pouvez ainsi suivre chaque étape du processus de signature ! Cela facilite aussi la résolution des litiges éventuels et la conformité aux réglementations en matière de conservation des données.

La dématérialisation des processus RH est une évolution technologique majeure qui révolutionne la gestion du personnel au sein des entreprises. En optant pour la numérisation des tâches administratives telles que le recrutement, la formation, la gestion des congés et la paie, vous bénéficiez de nombreux avantages ! Comment ? L’accélération des processus, la réduction des délais, et la meilleure traçabilité des actions et des données, garantissent une plus grande transparence et une conformité accrue aux réglementations en matière de confidentialité.

Avec la dématérialisation, la réduction significative des erreurs administratives économise en moyenne 25 % sur les coûts liés aux corrections ! Enfin, en offrant aux employés un accès en ligne à leurs dossiers personnels, 78 % des entreprises ont constaté une diminution des demandes d’informations auprès du service RH. Nous vous libérons ainsi du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée ! 

Avec Zeendoc, vous n’aurez plus à chercher un fichier ou une information durant plusieurs longues minutes dans votre ordinateur ou encore dans vos armoires pleines de dossiers !

La solution Zeendoc, vous permet de faire entrer votre entreprise dans l’ère du numérique ! Dématérialisez, partagez, que ce soit avec vos collaborateurs ou vos partenaires et exploitez l’ensemble de vos documents dans une base unique. En quelques secondes, vous pourrez trouver le document qui vous intéresse, accessible à tout moment et en tout lieu depuis votre ordinateur, votre tablette ou même depuis votre smartphone !

Zeendoc, c’est une application de gestion électronique des documents bas carbone unique sur le marché !

Aujourd’hui, la dématérialisation des documents de votre entreprise est devenue un véritable enjeu d’efficacité, mais aussi de productivité !

Un expert Axens analyse les besoins de votre entreprise, vous construit une GED adaptée, puis vous accompagne dans la gestion de cette solution. Vous aurez alors un outil efficace qui va vous permettre de collaborer efficacement mais aussi de trouver toutes les informations souhaitées en 1 clic. L’ensemble des documents que vous aurez numérisés sera classé automatiquement!

Pour mettre en place cette solution Zeendoc®, il est nécessaire de passer par 4 étapes : la numérisation des documents et des données de votre entreprise, le stockage et l’archivage du contenu dans la GED, le fonctionnement NT de la GED concernant la gestion des documents et enfin, la diffusion des données et le partage d’informations ! On vous accompagnera lors de toutes ces étapes !

Flexibilité : Grâce à sa modularité, Inidoc s’adapte au mode de travail de l’entreprise sans nécessiter de changements dans ses habitudes.

Intuitivité : L’ergonomie d’Inidoc en fait une solution simple, intuitive et facile à prendre en main.

Productivité : Grâce à l’automatisation des tâches d’archivage et de gestion documentaire, Inidoc permet à l’entreprise d’accroître sa productivité.

Sécurité : Inidoc assure la sécurité complète du patrimoine documentaire de l’entreprise grâce à une connexion sécurisée, le chiffrement des données, le hachage des documents et une authentification renforcée des utilisateurs, tout en garantissant une valeur probatoire à chaque document déposé.

Centralisation : Inidoc permet de centraliser l’ensemble des documents de la structure et de fluidifier la circulation de l’information entre les différents acteurs de l’entreprise, améliorant ainsi sa productivité.