Main qui signe des documents numériquement montrant la dématérialisation.

GED et dématérialisation

Quelle différence ? La GED est un système global et informatisé de gestion des documents électroniques, tandis que la dématérialisation est le processus de conversion des documents papier en documents numériques. La GED peut inclure des documents dématérialisés, mais elle va au-delà en proposant des fonctionnalités avancées pour organiser, traiter et contrôler l’ensemble des documents électroniques de l’entreprise !

Transformer votre entreprise

La dématérialisation des documents transforme la manière dont votre entreprise gère ses flux d’informations ! En remplaçant les documents physiques par des formats numériques sécurisés, vous voilà face à de nouvelles possibilités !

Cette organisation du numérique permet d’opter pour une souplesse de travail et de partager des documents au sein de votre équipe où que vous soyez. Mais aussi de profiter de certains avantages de la dématérialisation : comme la signature électronique des documents, qui facilitent grandement les échanges avec vos clients et partenaires.

Réunion de travail avec des ordinateurs et des documents en utilisant la dématérialisation.
La dématérialisation des documents avec un salarié qui utilise son ordinateur portable à domicile et qui se connecte à son cloud documentaire.

Les avantages de la dématérialisation

  • Réduction des dépenses administratives

    72 % des entreprises qui ont opté pour la dématérialisation ont constaté une réduction significative des coûts d’impression, de numérisation et d’archivage. En résumé, une économie moyenne de 30 % sur les dépenses administratives !

  • Accélérer la conclusion des contrats

    L’utilisation des signatures électroniques permet une réduction de 75 % du temps nécessaire pour finaliser les transactions !

  • Sécurité

    89 % des entreprises ont rapporté une confiance accrue dans l’authenticité des documents signés électroniquement. Ces signatures sont protégées par des protocoles de cryptage avancés.

Notre accompagnement

Chez Axens nous sommes là pour vous aider à voir plus clair dans les nombreuses possibilités offertes par la dématérialisation. Opter pour une transition vers le numérique en douceur ! Nous vous accompagnons dans votre processus de digitalisation, en 4 étapes :

Icone illustrée de recherche aux couleurs de la société Axens. 1 – Phase d’audit Pour apprendre à vous connaître et vous orienter selon vos besoins !
Icone illustrée avec des feuilles d'imprimante aux couleurs de la société Axens. 2 – Installation Nous livrons et installons vos logiciels sur tous vos supports.
Icone illustrée montrant un groupe de salariés qui discutent aux couleurs de la société Axens. 3 – Formation Nous prenons le temps de vous former pour vous laisser des outils malléables.
Icone illustrée montrant une poignée de mains aux couleurs de la société Axens. 4 – Maintenance et suivi Nous vous accompagnons de manière pérenne et agissons rapidement en cas de besoin.

Gestion de votre Front office

La dématérialisation du front office représente une avancée majeure dans la transformation numérique des entreprises. Gérer efficacement vos interactions avec les clients et les partenaires, comme les factures électroniques ou les documents clients et fournisseurs, pour offrir des services encore plus rapides, plus accessibles et plus personnalisés !

Vitesse des transactions


En utilisant des outils pour centraliser la gestion documentaire de votre entreprise, vous allez rationaliser les communications et automatiser vos transactions. Votre équipe peut ainsi évoluer dans un environnement digital tout en améliorant son expérience client !

La signature électronique est par exemple votre second bureau numérique ! Grâce à son niveau de sécurité accrue, son authenticité, son intégrité et sa non-répudiation des documents signés, elle permet de lutter efficacement contre la falsification des documents. Les systèmes de signature électronique fournissent un fort suivi et une traçabilité avec des pistes de vérification et d’audit détaillées. Vous pouvez ainsi suivre chaque étape du processus de signature ! Cela facilite aussi la résolution des litiges éventuels et la conformité aux réglementations en matière de conservation des données.

Exemple d'un contrat numérique sur un ordinateur avec la signature électronique des documents pour la dématérialisation.
Réunion de travail d'une équipe avec les ordinateurs et des plans de travail, qui montrent la dématérialisation des documents lors d'une réunion.

Dématérialisation des processus RH

La dématérialisation des processus RH est une évolution technologique majeure qui révolutionne la gestion du personnel au sein des entreprises. En optant pour la numérisation des tâches administratives telles que le recrutement, la formation, la gestion des congés et la paie, vous bénéficiez de nombreux avantages ! Comment ? L’accélération des processus, la réduction des délais, et la meilleure traçabilité des actions et des données, garantissent une plus grande transparence et une conformité accrue aux réglementations en matière de confidentialité.

Avec la dématérialisation, la réduction significative des erreurs administratives économise en moyenne 25 % sur les coûts liés aux corrections ! Enfin, en offrant aux employés un accès en ligne à leurs dossiers personnels, 78 % des entreprises ont constaté une diminution des demandes d’informations auprès du service RH. Nous vous libérons ainsi du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée ! 

Nos solutions Zeendoc et Xerox©

Zeendoc, une solution innovante !

Avec Zeendoc, vous n’aurez plus à chercher un fichier ou une information durant plusieurs longues minutes dans votre ordinateur ou encore dans vos armoires pleines de dossiers !

La solution Zeendoc, vous permet de faire entrer votre entreprise dans l’ère du numérique ! Dématérialisez, partagez, que ce soit avec vos collaborateurs ou vos partenaires et exploitez l’ensemble de vos documents dans une base unique. En quelques secondes, vous pourrez trouver le document qui vous intéresse, accessible à tout moment et en tout lieu depuis votre ordinateur, votre tablette ou même depuis votre smartphone !

Zeendoc, c’est une application de gestion électronique des documents bas carbone unique sur le marché !

Un salarié qui utilise le cloud avec un stylet pour trier ses dossiers numérique sur un ordinateur.

Zeendoc la solution 100% Française !

Réunion de travail en utilisant la solution digitale Zeendoc.

La mise en place de Zeendoc

Aujourd’hui, la dématérialisation des documents de votre entreprise est devenue un véritable enjeu d’efficacité, mais aussi de productivité !

Un expert Axens analyse les besoins de votre entreprise, vous construit une GED adaptée, puis vous accompagne dans la gestion de cette solution. Vous aurez alors un outil efficace qui va vous permettre de collaborer efficacement mais aussi de trouver toutes les informations souhaitées en 1 clic. L’ensemble des documents que vous aurez numérisés sera classé automatiquement!

Pour mettre en place cette solution Zeendoc®, il est nécessaire de passer par 4 étapes : la numérisation des documents et des données de votre entreprise, le stockage et l’archivage du contenu dans la GED, le fonctionnement NT de la GED concernant la gestion des documents et enfin, la diffusion des données et le partage d’informations ! On vous accompagnera lors de toutes ces étapes !

DocuShare® by Xerox®

DocuShare : la plateforme de gestion de contenu par Xerox© ! Peu importe la taille de votre entreprise, la gestion de vos documents reste une priorité grâce à la solution DocuShare by Xerox®, pour optimiser la gestion de vos documents. 
Vos imprimantes Xerox© permettent de simplifier la capture, la conversion ainsi que le partage de vos documents, tout en vous permettant d’organiser sans effort, les contenus numériques déjà existants !

Salarié qui utilise la solution DocuShare par Xerox.
Salarié qui utilise le cloud pour archiver ses documents sur l'ordinateur.

Un outil 360°

  • Meilleure gestion des informations

    Classez, stockez, organisez et gérez le contenu métier tout au long de votre cycle de vie !

  • Collaboration optimale

    Favorisez la communication à travers des fonctionnalités de collaboration qui aident les équipes et les services à travailler plus efficacement.

  • Sécurisez vos informations

    Protégez les données sensibles et limitez le risque pour votre entreprise, grâce à des accès réservés à certains utilisateurs et groupes d’utilisateurs.

  • Recherche optimisée

    Enfin avec DocuShare®, vous aurez accès à tout, partout et à tout moment : profitez de puissantes fonctionnalités de recherche pour trouver (en ligne et hors ligne) du contenu essentiel à votre activité, depuis votre ordinateur, un appareil mobile ou une imprimante multifonctions !

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