Microsoft Teams : 5 astuces simples pour gagner du temps
Microsoft Teams : 5 astuces simples pour gagner du temps
Microsoft Teams, bien plus qu’un outil de visioconférence
Réunions, messages, échanges de fichiers… Microsoft Teams s’est installé dans le quotidien de nombreuses entreprises et accompagne désormais une grande partie des échanges entre collaborateurs.
Pourtant, utiliser Teams tous les jours ne signifie pas forcément exploiter efficacement ses fonctionnalités.
Certaines options très simples peuvent éviter des recherches inutiles, faciliter l’accès aux projets importants ou encore améliorer le partage des documents.
Voici donc 5 astuces Microsoft Teams pour gagner du temps au quotidien.
1. Retrouver plus rapidement un message ou un fichier
Vous vous souvenez parfaitement d’une conversation… sauf de l’endroit où elle se trouve.
Plutôt que de parcourir plusieurs échanges, utilisez directement la barre de recherche de Teams. Comme présenté dans notre carrousel, elle permet de retrouver une conversation, un fichier ou un mot-clé en quelques secondes.
Cette habitude devient particulièrement pratique lorsque les équipes et les projets se multiplient. Ainsi, vous passez moins de temps à chercher l’information et davantage à l’utiliser.
2. Adopter quelques raccourcis clavier
Quelques secondes économisées plusieurs fois par jour finissent par représenter un vrai gain de confort.
Microsoft Teams propose notamment des raccourcis clavier pour effectuer certaines actions plus rapidement. Par exemple, Ctrl + E permet d’accéder directement à la recherche, tandis que Ctrl + Shift + M permet de couper ou de réactiver son micro pendant une réunion.
Pas besoin d’en apprendre vingt dès le premier jour. Commencer avec deux ou trois raccourcis régulièrement utilisés suffit déjà à rendre la navigation plus fluide.
3. Garder ses équipes et canaux importants à portée de main
Lorsque plusieurs projets cohabitent dans Teams, retrouver le bon espace peut rapidement demander quelques clics supplémentaires.
Pour simplifier la navigation, pensez à épingler vos équipes et canaux importants afin de les garder facilement accessibles. Cette astuce permet notamment de conserver les projets prioritaires en haut de la liste.
En pratique, vous organisez votre environnement Teams selon vos véritables priorités plutôt que de parcourir constamment l’ensemble de vos espaces.
4. Partager des fichiers sans multiplier les pièces jointes
« Tu peux me renvoyer la dernière version ? »
Cette phrase vous semble familière ? Lorsqu’un même document circule en plusieurs exemplaires, savoir quelle version utiliser peut rapidement devenir compliqué.
Le carrousel conseille de stocker les documents dans Teams ou SharePoint afin que les collaborateurs travaillent sur la dernière version disponible.
Ainsi, les équipes peuvent collaborer autour d’un même fichier sans multiplier inutilement les pièces jointes. Le partage documentaire devient plus simple et les échanges gagnent en clarté.
5. Programmer l’envoi de ses messages
Vous terminez un dossier tardivement et souhaitez envoyer un message sans solliciter immédiatement vos collègues ? Teams permet également de programmer l’envoi d’un message au moment qui vous semble le plus adapté.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque les horaires diffèrent entre collaborateurs ou lorsque vous souhaitez préparer vos communications à l’avance.
Vous rédigez quand vous êtes disponible, puis le message part au moment choisi.
De petites astuces pour une collaboration plus fluide
Gagner en productivité ne signifie pas forcément ajouter de nouveaux outils. Parfois, il suffit de mieux utiliser ceux qui sont déjà présents dans l’entreprise.
Recherche, raccourcis clavier, organisation des canaux, partage documentaire ou programmation des messages : ces fonctionnalités de Microsoft Teams peuvent rendre certaines tâches quotidiennes plus rapides et plus simples.
L’enjeu consiste ensuite à aider les collaborateurs à adopter ces bonnes pratiques. Car un outil collaboratif devient réellement efficace lorsque les équipes savent comment l’utiliser.
Chez AXENS, nous accompagnons les entreprises dans leurs projets numériques et dans la formation des utilisateurs afin de faciliter l’adoption des outils au quotidien.
Et vous, parmi ces 5 astuces Microsoft Teams, laquelle utilisez-vous déjà ?
