Managed Print Services : comment réduire les coûts d’impression d’un cabinet comptable ?

Et si votre parc d’impression vous coûtait plus cher que nécessaire ?

Le Managed Print Services pour cabinet comptable permet de reprendre le contrôle sur un poste de dépenses parfois difficile à évaluer : l’impression. Entre les dossiers clients, contrats, justificatifs et documents administratifs, les volumes restent importants et les coûts peuvent vite s’accumuler.

Le problème ne vient d’ailleurs pas toujours du nombre de pages imprimées. Un parc composé de trop nombreux équipements, des consommables mal anticipés ou des interventions de maintenance répétées peuvent également alourdir la facture.

Ainsi, optimiser son parc ne signifie pas simplement « imprimer moins ». Il s’agit surtout d’imprimer mieux, avec des équipements réellement adaptés aux besoins du cabinet.

Comprendre ses usages avant de chercher à économiser

Difficile d’optimiser ce que l’on ne mesure pas.

Une démarche de Managed Print Services, aussi appelée MPS, commence donc par une analyse des usages. L’objectif consiste notamment à comprendre les volumes d’impression et à vérifier si le nombre et le type d’équipements correspondent aux besoins réels des collaborateurs.

Un cabinet peut, par exemple, disposer de plusieurs imprimantes peu utilisées alors qu’un équipement multifonction mieux dimensionné répondrait davantage à ses besoins.

Cette analyse permet alors d’identifier les ajustements possibles et de construire un parc d’impression plus cohérent.

Adapter les équipements aux besoins du cabinet

Les habitudes d’impression ne sont pas identiques pour toutes les entreprises. Elles peuvent même varier entre les équipes ou les différents sites d’un même cabinet.

C’est pourquoi le MPS permet d’adapter le nombre d’équipements aux usages constatés et de suivre plus précisément les volumes d’impression.

En pratique, cette approche aide à éviter les équipements surdimensionnés ou sous-utilisés. Le cabinet dispose ainsi d’un environnement d’impression pensé autour de son activité réelle plutôt qu’autour d’une estimation approximative.

Et lorsqu’on parle de maîtrise des coûts, commencer par utiliser le bon équipement au bon endroit est déjà un excellent début.

Consommables et maintenance : moins de contraintes au quotidien

Il y a aussi ces petites tâches auxquelles on ne pense pas toujours lorsqu’on calcule le coût de l’impression.

Vérifier les niveaux de consommables, commander les cartouches, gérer une panne ou organiser une intervention prennent du temps aux équipes. Pris séparément, ces gestes paraissent mineurs. Répétés tout au long de l’année, ils deviennent pourtant une véritable contrainte.

Le Managed Print Services permet notamment d’automatiser la gestion des consommables et de simplifier la maintenance du parc.

Les collaborateurs passent donc moins de temps à gérer les imprimantes et peuvent davantage se concentrer sur leur cœur de métier. Après tout, personne n’a choisi l’expertise comptable pour surveiller le niveau d’un toner.

Jusqu’à 30 % d’économies selon les situations

L’optimisation du parc poursuit également un objectif très concret : mieux maîtriser les coûts.

À titre de repère, une démarche MPS peut permettre de réaliser jusqu’à 30 % d’économies sur les coûts liés à l’impression et aux processus documentaires, selon les situations.

Ce chiffre doit naturellement être considéré comme un potentiel et non comme une économie garantie. Les résultats dépendent notamment du parc existant, des volumes, des équipements en place et des habitudes d’utilisation.

C’est précisément pour cette raison qu’une analyse préalable est importante : elle permet d’identifier les économies réellement envisageables et les actions pertinentes pour le cabinet.

Un parc d’impression plus simple à piloter

Finalement, l’intérêt du MPS ne se résume pas à réduire une facture.

Adapter les équipements, suivre les volumes, automatiser les consommables et simplifier la maintenance permettent également de rendre le parc plus facile à gérer au quotidien.

Pour un cabinet d’expertise comptable, le bénéfice est double : mieux maîtriser les coûts d’impression tout en réduisant les contraintes pour les collaborateurs.

Chez AXENS, nous accompagnons les entreprises dans l’analyse et l’optimisation de leur parc d’impression afin de proposer des solutions adaptées à leurs usages réels.

Votre parc d’impression mérite peut-être lui aussi son petit audit.