AccueilQuel copieur Xerox choisir pour votre PME en 2026 ?
Quel copieur Xerox choisir pour votre PME en 2026 ?
Article du par
Axens
Choisir un copieur professionnel pour son entreprise peut rapidement devenir compliqué. A3 ou A4 ? Couleur ou noir et blanc ? Quelle vitesse d’impression ? Quel volume mensuel ? Quelles fonctions de numérisation ?
Face aux nombreuses caractéristiques techniques, il peut être tentant de choisir simplement le modèle le plus performant… ou le moins cher. Pourtant, le meilleur copieur Xerox pour une PME est avant tout celui qui correspond réellement à ses usages.
Une entreprise de 10 collaborateurs qui imprime principalement des documents administratifs en A4 n’aura pas les mêmes besoins qu’une PME de 50 personnes qui numérise quotidiennement des dossiers et produit régulièrement des documents couleur en A3.
Alors, comment choisir son copieur Xerox professionnel en 2026 ? Voici les principaux critères à prendre en compte.
Copieur professionnel : quels critères regarder avant de choisir ?
Avant même de comparer les modèles, la première étape consiste à comprendre comment votre entreprise utilise réellement l’impression.
Votre volume d’impression
Combien de pages votre entreprise imprime-t-elle chaque mois ? C’est l’un des premiers critères à analyser. Un équipement sous-dimensionné risque d’être davantage sollicité, tandis qu’un modèle largement surdimensionné peut représenter un investissement inutile.
Il est donc préférable d’étudier vos volumes réels avant de choisir votre équipement. Attention également à ne pas confondre capacité maximale annoncée et volume mensuel recommandé. Par exemple, Xerox indique pour les VersaLink C7120, C7125 et C7130 des volumes mensuels recommandés respectifs allant jusqu’à 5 500, 6 250 et 7 000 pages, alors que leurs capacités mensuelles maximales annoncées sont nettement supérieures.
A3 ou A4 : de quels formats avez-vous réellement besoin ?
Si votre entreprise imprime essentiellement des factures, courriers, contrats ou documents administratifs, un équipement A4 peut suffire. En revanche, le format A3 devient intéressant pour certains plans, tableaux, supports commerciaux, présentations ou documents nécessitant une surface d’impression plus importante.
La gamme Xerox comprend notamment des multifonctions A3 destinés à différents niveaux d’utilisation. Les VersaLink C7100, par exemple, prennent en charge l’A3 et proposent impression, copie, numérisation et fonctions connectées. L’enjeu n’est donc pas de choisir systématiquement l’A3, mais de déterminer si votre entreprise en a réellement l’usage.
Couleur ou noir et blanc ?
Là encore, tout dépend de votre activité. Pour des documents essentiellement administratifs et internes, le noir et blanc peut répondre à une grande partie des besoins.
La couleur devient davantage pertinente pour les présentations commerciales, graphiques, supports clients, communications ou documents pour lesquels la lisibilité visuelle joue un rôle important. Avant de choisir, analysez donc non seulement votre volume global, mais aussi la proportion réelle de documents nécessitant la couleur.
Le nombre d’utilisateurs
Un copieur partagé par quatre collaborateurs n’est pas sollicité de la même manière qu’un équipement utilisé quotidiennement par plusieurs dizaines de personnes. Plus le nombre d’utilisateurs augmente, plus la disponibilité, la rapidité, la capacité papier et la simplicité d’utilisation prennent de l’importance.
Pour les environnements particulièrement exigeants, Xerox propose par exemple la famille AltaLink, avec des multifonctions A3 conçus pour des groupes de travail ayant des besoins plus importants. La gamme AltaLink B8200 noir et blanc peut notamment atteindre 72 pages par minute selon le modèle.
Vos besoins vont-ils au-delà de l’impression ?
Un copieur professionnel est aujourd’hui bien plus qu’une simple imprimante. Selon l’équipement et sa configuration, il peut permettre d’imprimer, copier, numériser ou encore envoyer des documents vers différents services et environnements numériques.
La question devient alors : que font réellement vos collaborateurs avec leurs documents ? Si vos équipes numérisent quotidiennement de nombreux dossiers, la vitesse et les fonctions de scan peuvent devenir aussi importantes que les performances d’impression.
Quel type de copieur Xerox choisir selon votre PME ?
Il n’existe donc pas un modèle Xerox universellement adapté à toutes les PME. On peut néanmoins identifier plusieurs grands profils.
Votre entreprise
Besoin à privilégier
Petite équipe imprimant principalement en A4
Multifonction A4 adapté au volume réel
PME ayant régulièrement besoin d’A3
Multifonction A3
Entreprise produisant des supports commerciaux
Multifonction couleur
Équipe numérisant beaucoup de documents
Fonctions de scan adaptées aux flux documentaires
Nombreux utilisateurs et volumes importants
Équipement dimensionné pour un groupe de travail exigeant
Besoins simples principalement administratifs
Solution sans fonctionnalités inutiles
Dans la gamme Xerox actuelle, les besoins intermédiaires en couleur et A3 peuvent par exemple orienter vers la famille VersaLink C7100, disponible en C7120, C7125 et C7130, avec des vitesses pouvant atteindre respectivement 20, 25 et 30 pages par minute en A4.
Mais ce tableau reste volontairement indicatif : deux entreprises de même taille peuvent avoir des usages totalement différents.
Faut-il acheter ou louer son copieur professionnel ?
Le choix du matériel n’est pas la seule question à se poser. Il faut également réfléchir à son mode de financement.
Acheter son copieur
L’achat permet à l’entreprise de devenir propriétaire de son équipement. Cette solution peut notamment être envisagée lorsqu’une entreprise souhaite investir directement dans son matériel et prévoit de le conserver sur une longue période. Elle implique toutefois de considérer les coûts associés à son utilisation et à son entretien.
Louer son copieur
La location permet de répartir le financement du matériel sur une période définie. Selon le contrat choisi, elle peut également s’inscrire dans une prestation comprenant différents services autour de l’équipement. Le choix entre achat et location d’un copieur professionnel dépend donc de la situation financière de l’entreprise, de ses usages, de la durée envisagée et des services souhaités. Il n’existe, là encore, pas de réponse universelle.
Le prix d’un copieur ne représente pas son coût réel
Comparer uniquement le prix d’achat ou le montant du loyer peut donner une vision incomplète.
Pour évaluer le coût réel d’une solution d’impression, plusieurs éléments entrent en jeu :
les volumes imprimés
la proportion de couleur
les consommables
le coût à la page
la maintenance
les interventions techniques
les éventuelles options
la durée d’utilisation de l’équipement
Une machine moins chère à première vue ne constitue donc pas nécessairement la solution la plus économique sur plusieurs années. C’est pourquoi l’analyse des usages doit précéder le choix du modèle.
Pourquoi analyser vos besoins avant de choisir votre copieur Xerox ?
Chez AXENS, nous ne commençons pas par vous présenter une référence de copieur. Nous commençons par comprendre comment votre entreprise travaille.
Nos équipes peuvent venir directement dans vos locaux afin d’analyser votre environnement d’impression : équipements existants, volumes, nombre d’utilisateurs, formats utilisés, besoins couleur, numérisation ou encore organisation des équipes. Cette analyse permet d’identifier :
les équipements réellement nécessaires
les machines éventuellement sous ou surdimensionnées
les fonctionnalités utiles à vos collaborateurs
les besoins en A3 et A4
les volumes réels d’impression
les possibilités d’optimisation du parc
Nous pouvons ensuite vous orienter vers la solution d’impression adaptée à votre entreprise, plutôt que vers la machine possédant simplement le plus de fonctionnalités.
Un copieur adapté à votre entreprise, et pas l’inverse
Votre entreprise ne devrait pas avoir à modifier ses habitudes pour s’adapter à son imprimante. C’est le matériel qui doit répondre à vos usages.
Une PME peut avoir besoin d’un multifonction A4 compact. Une autre aura besoin de plusieurs équipements répartis entre différents services. Une troisième aura intérêt à centraliser davantage son parc autour d’un multifonction A3.
Le bon choix dépend de votre organisation.
Et lorsque votre entreprise évolue, vos besoins d’impression peuvent également changer : nouveaux collaborateurs, nouveaux locaux, augmentation des volumes ou nouveaux usages documentaires. L’objectif consiste donc à construire une solution cohérente aujourd’hui, tout en tenant compte de son évolution future.
AXENS vous accompagne dans le choix de votre copieur Xerox
Partenaire Xerox, AXENS accompagne les entreprises dans l’analyse, le choix, l’installation et le suivi de leurs solutions d’impression professionnelles.
Notre rôle n’est pas de vous demander de comparer seul les caractéristiques de dizaines de copieurs. Nous étudions votre besoin pour vous aider à déterminer quel équipement correspond réellement à votre activité et à vos usages. Vous gagnez ainsi en simplicité et disposez d’un interlocuteur pour vous accompagner dans la gestion de votre environnement d’impression.
Vous recherchez un copieur Xerox pour votre PME ?
Avant de choisir une référence, commençons par vos besoins. Contactez AXENS pour faire le point sur votre environnement d’impression et identifier la solution adaptée à votre entreprise.
FAQ : Choisir un copieur Xerox pour une PME
Quel copieur choisir pour une PME ?
Le choix dépend principalement du volume mensuel d’impression, du nombre d’utilisateurs, des formats nécessaires, de l’utilisation de la couleur et des besoins de numérisation. Il est préférable d’analyser ces critères avant de sélectionner un modèle précis.
Quelle différence entre un copieur A3 et A4 ?
Un équipement A4 répond aux formats bureautiques courants. Un multifonction A3 permet également d’imprimer et de numériser des documents de plus grand format, ce qui peut être utile pour des plans, tableaux ou certains supports commerciaux.
Faut-il choisir un copieur couleur ou noir et blanc ?
Cela dépend des documents produits par l’entreprise. Si la majorité des impressions sont administratives, le noir et blanc peut suffire. Pour des présentations, graphiques ou supports commerciaux, la couleur peut être pertinente.
Vaut-il mieux acheter ou louer son copieur professionnel ?
Les deux solutions présentent des avantages. Le choix dépend notamment du budget de l’entreprise, de la durée d’utilisation prévue, du renouvellement souhaité et des services associés au contrat.
Quel est le meilleur copieur Xerox pour une PME ?
Il n’existe pas un modèle adapté à toutes les PME. Le meilleur équipement est celui qui répond aux volumes, aux formats, aux fonctionnalités et à l’organisation propres à votre entreprise.
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