Quelle imprimante professionnelle choisir pour son entreprise ?

Une petite équipe qui imprime principalement des documents administratifs en noir et blanc n’aura pas les mêmes besoins qu’un service commercial qui utilise quotidiennement la couleur, ou qu’une entreprise qui numérise plusieurs centaines de documents.

Le bon équipement est avant tout celui qui correspond à vos usages réels.

Avant de choisir une machine, il est important de partir de votre utilisation quotidienne plutôt que d’une référence précise.

Combien de pages votre entreprise imprime-t-elle réellement chaque mois ?

Xerox distingue notamment le volume mensuel maximal d’un équipement de son utilisation régulière. Par exemple, la documentation de la Xerox B310 indique un volume maximal pouvant atteindre 80 000 pages par mois, tandis que les capacités varient fortement d’une gamme à une autre !

Chez AXENS, le volume constaté chez le client est donc rapproché des recommandations Xerox correspondant aux différentes machines.

Imprimez-vous uniquement des documents A4 ? Utilisez-vous régulièrement la couleur ? Avez-vous besoin du format A3 ? Scannez-vous quotidiennement des factures, contrats ou dossiers ?

Il est également utile de regarder le nombre de personnes qui utiliseront l’équipement et la façon dont les documents circulent dans l’entreprise.

Une machine adaptée doit répondre à ces usages sans multiplier inutilement les fonctionnalités.

Le prix d’une nouvelle imprimante n’est qu’une partie de l’équation.

Avant de changer d’équipement, il est intéressant d’identifier ce que votre solution actuelle vous coûte et de rapprocher ce montant de vos usages réels.

Cette analyse permet notamment de repérer une solution devenue inadaptée : équipement surdimensionné, multiplication des petites imprimantes, consommables ou maintenance…

Il n’existe pas une imprimante professionnelle idéale pour toutes les entreprises. Plusieurs configurations peuvent être envisagées selon les usages.

Si votre entreprise imprime essentiellement des factures, devis, contrats, courriers ou documents administratifs, une solution A4 peut être suffisante.

Il faudra ensuite déterminer si vous avez besoin de couleur ou uniquement de noir et blanc, puis choisir une machine dont la capacité correspond à votre volume.

Pour une utilisation essentiellement documentaire, il n’est donc pas systématiquement nécessaire de s’orienter vers une machine A3 ou vers un équipement proposant de nombreuses fonctionnalités supplémentaires.

Si vos collaborateurs passent autant de temps à scanner qu’à imprimer, il devient pertinent de s’intéresser à une imprimante multifonction.

C’est notamment le cas des services administratifs, comptables ou RH qui traitent régulièrement des factures, contrats, dossiers ou autres documents papier.

Dans cette situation, il faut regarder au-delà de la vitesse d’impression : vitesse de numérisation, chargeur automatique de documents, numérisation recto verso et destinations des fichiers deviennent des critères importants.

À titre d’exemple, les VersaLink C415 et B415 disposent d’un chargeur automatique de documents recto verso en un seul passage et peuvent atteindre 104 images par minute en numérisation recto verso noir et blanc.

La couleur peut être pertinente lorsque l’entreprise produit régulièrement des présentations, propositions commerciales, graphiques, documents marketing ou supports destinés à ses clients.

À l’inverse, une entreprise qui imprime presque exclusivement des factures et documents internes n’aura pas nécessairement les mêmes besoins.

Avant de choisir une imprimante couleur, posez-vous donc une question simple : quels documents nécessitent réellement d’être imprimés en couleur dans mon entreprise ?

Cette réflexion permet de choisir une configuration cohérente avec les usages plutôt que de sélectionner la couleur par défaut.

Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’imprimer en A3.

Une imprimante A3 peut notamment présenter un intérêt lorsque votre activité nécessite régulièrement l’impression de plans, tableaux de grande taille, documents techniques, affiches ou certains supports commerciaux.

Si la quasi-totalité de vos impressions est réalisée en A4, il peut au contraire être préférable de privilégier une solution correspondant à cet usage.

Le choix entre A3 et A4 doit donc être déterminé par les documents réellement produits par votre entreprise.

Lorsqu’une imprimante est partagée par plusieurs collaborateurs, d’autres critères entrent en jeu.

Le volume global augmente, mais il faut également regarder la capacité papier, la vitesse, les fonctions de numérisation, la connectivité ou encore les besoins liés à la sécurité des impressions.

Les multifonctions professionnels sont justement conçus pour associer plusieurs usages au sein d’un même équipement. Xerox développe également des fonctionnalités destinées à intégrer davantage les multifonctions aux flux de travail numériques des entreprises.

Le choix dépend principalement des formats réellement utilisés :

L’objectif n’est pas de choisir l’équipement offrant le plus de possibilités, mais celui dont les possibilités correspondent à votre activité.

Posez-vous là encore la question de l’usage. Si vos impressions sont principalement constituées de documents internes, factures, contrats ou courriers, le noir et blanc peut répondre à votre besoin.

Si vous produisez régulièrement des documents dans lesquels la couleur apporte une information ou participe à la présentation — supports commerciaux, graphiques, présentations ou communication — une solution couleur peut être plus adaptée.

Le choix doit ensuite être rapproché du volume de documents concernés.

Une imprimante répond principalement à un besoin d’impression. Un multifonction réunit plusieurs usages, notamment l’impression, la copie et la numérisation.

Le multifonction devient donc particulièrement intéressant lorsque la circulation des documents papier et numériques occupe une place importante dans votre organisation.

Si votre besoin se limite réellement à l’impression, il n’est cependant pas nécessaire de choisir un multifonction simplement parce qu’il propose davantage de fonctionnalités.

C’est un point essentiel : la machine doit être dimensionnée en fonction du volume réellement produit par l’entreprise.

Les constructeurs communiquent différentes capacités pour leurs équipements. Il faut notamment être vigilant avec le volume mensuel maximal : Xerox précise qu’il représente la capacité maximale attendue sur un mois et qu’un tel volume n’est pas forcément destiné à être maintenu régulièrement.

Une entreprise ne devrait donc pas choisir sa machine simplement parce que son volume mensuel se situe sous le chiffre maximal indiqué sur une fiche technique.

Chez AXENS, nous rapprochons le volume et les besoins du client des préconisations Xerox propres aux équipements afin d’orienter le choix vers une machine cohérente avec son utilisation.

La première erreur consiste à choisir uniquement en fonction du prix sans analyser les usages et le coût actuel de l’impression.

La deuxième est de surdimensionner la solution : A3, couleur ou nombreuses fonctionnalités ne sont intéressants que s’ils répondent à un besoin réel.

À l’inverse, sous-dimensionner son équipement peut également poser problème lorsque les volumes ou les besoins des collaborateurs ne correspondent pas aux capacités de la machine.

Enfin, il ne faut pas limiter la réflexion à l’impression. Pour certaines entreprises, la numérisation et la circulation des documents sont devenues aussi importantes que l’impression elle-même.

Avant de parler de modèle ou de caractéristiques techniques, nous commençons par vous écouter. Chaque entreprise fonctionne différemment. Certaines impriment beaucoup de documents administratifs, d’autres utilisent régulièrement la couleur, numérisent quotidiennement des dossiers ou ont plusieurs collaborateurs qui partagent le même équipement.

C’est en comprenant vos habitudes de travail, vos volumes d’impression, les documents que vous utilisez, vos besoins en numérisation et les éventuelles difficultés rencontrées avec votre équipement actuel que nous pouvons réellement vous orienter.

Nous regardons également le coût de votre solution actuelle afin d’avoir une vision globale de votre environnement d’impression.

À partir de ces échanges, nos équipes peuvent vous conseiller une solution adaptée à votre façon de travailler, en s’appuyant sur les caractéristiques et les recommandations Xerox.

Notre objectif n’est pas de vous proposer une machine de plus, mais la machine qui correspond réellement à vos besoins.

Il n’existe pas une imprimante idéale pour toutes les PME. Le choix dépend notamment du volume d’impression, du nombre d’utilisateurs, des formats utilisés, du besoin de couleur et des habitudes de numérisation. L’objectif est de choisir un équipement dimensionné pour les usages réels de l’entreprise.

Le volume mensuel correspond au nombre de pages imprimées chaque mois par votre entreprise. Il peut être estimé à partir des compteurs de vos équipements actuels. Cette donnée permet ensuite de comparer vos usages aux volumes recommandés par Xerox pour chaque machine.

Une imprimante A4 répond à la majorité des besoins bureautiques courants : factures, devis, contrats, courriers… Une imprimante A3 permet d’imprimer des documents plus grands, comme des plans, tableaux, affiches ou certains supports commerciaux. Le choix dépend donc avant tout des formats réellement utilisés dans votre activité.

Pas nécessairement. Pour des documents administratifs principalement destinés à un usage interne, le noir et blanc peut suffire. La couleur devient plus pertinente pour des présentations, graphiques, propositions commerciales ou supports de communication.

Une imprimante est principalement destinée à l’impression. Un multifonction professionnel permet également de copier et numériser des documents. Il peut être particulièrement adapté aux entreprises qui traitent quotidiennement des documents papier et numériques.

Plusieurs éléments sont à prendre en compte : le nombre d’utilisateurs, le volume global d’impression, la capacité papier, les besoins de numérisation et les habitudes de travail des équipes. Une machine partagée doit être suffisamment dimensionnée pour répondre aux usages quotidiens sans être inutilement surdimensionnée.

Le plus efficace est de partir de votre façon de travailler. Chez AXENS, nous échangeons avec vous sur vos habitudes, vos volumes, vos documents, vos besoins en impression et numérisation ainsi que votre équipement actuel. Ces informations nous permettent ensuite de vous orienter vers une solution correspondant réellement à votre entreprise.

A3 ou A4, couleur ou noir et blanc, imprimante ou multifonction… le bon choix ne se trouve pas uniquement sur une fiche technique.

Il se trouve surtout dans votre quotidien : ce que vous imprimez, à quelle fréquence, comment vos équipes utilisent la machine et ce dont elles ont réellement besoin.

C’est toute la différence entre acheter une imprimante et choisir une solution d’impression pensée pour votre entreprise.

Chez AXENS, c’est cette seconde approche que nous privilégions : comprendre avant de conseiller.

Parlons de vos besoins et trouvons ensemble la solution qui vous correspond.